AVS Meldeschein +digital
Bereits über 300 Orte in DACH vertrauen unserer Meldescheinplattform
Meldescheine, Gästekarten und die Gastbeitragsabrechnung sind in der Gegenwart angekommen: Moderne, onlinebasierte Technologien der AVS haben die Gastanmeldung, die transparente Abrechnung der Abgaben und Kurbeiträge und die Ausstellung von elektronisch lesbaren Gästekarten stark vereinfacht und beschleunigt. Damit eine zuverlässige Softwarelösung effizient betrieben werden kann, ist es wichtig, einen Partner an seiner Seite zu haben, der weiß, was für die technische Einrichtung, Schulung aller Beteiligten und im laufenden Betrieb notwendig ist. Einen Partner, der bei Weiterentwicklungen und auch bei organisatorischen Fragen kompetente Beratung bieten kann. Ein kundenorientierter Anwender-Support ist dabei eine grundlegende Selbstverständlichkeit bei AVS!
Der AVS Meldeschein – Mit unserer Plattform vom Verwalten zum Gestalten
Unser komfortables System ist etabliert, zuverlässig, bewährt und wurde stetig weiterentwickelt. Dabei haben wir die technologischen Trends ebenso im Blick wie die Anforderungen aus Datenschutz und Melderecht, um einen verantwortungsvollen Umgang mit den Gast- und Abrechnungsdaten zu gewährleisten. Wir bieten umfassende Unterstützung bei der Einführung und dem Betrieb Ihres elektronischen Meldeschein-Systems und dem konzeptionellen und technologischen Ausbau hin zu einer attraktiven Gästekarten-Plattform:
- Onlinebasiertes Kurbeitrags-Abrechnungs-System
- Rechtskonforme und komfortable Abrechnung von Gastbeiträgen wie Kurtaxe, Fremdenverkehrsabgabe oder Bettensteuer.
- Ausgabe elektronisch lesbarer Karten für Kontrolle und Mehrwerte über Barcode oder Matrixcode – auch als Smartphone-Variante
- Individualisierte Ausgabe von Veranstaltungshinweisen, Gutscheinen, Parkausweisen, ÖPNV-Tickets etc.
- Über 100 webbasierte Schnittstellen zu Hotelprogrammen / PMS
- Schnittstellen zu kommunalen FiBu-Systemen
- Zukunftsfähig und mit individuellen Ausbaumodulen und API´s für professionelles Tourismusmanagement
Wir sind Ihre Spezialisten, um Sie bei der Umstellung der Verwaltungsabläufe im Gästekarten- und Meldewesen auf eine digitale Lösung zu begleiten. Dazu zählt auch ein bewährtes Akzeptanzmanagement für Mitarbeiter und Gastgeber.
Der AVS – Meldeschein bietet durch die Online-Meldung und die Anbindung der PMS der Gastgeber eine erhebliche Erleichterung der Abläufe. Dabei gilt es allerdings auch Rücksicht auf manche bestehenden Infrastrukturen zu nehmen. Wenn die Abläufe einmal modernisiert sind, läuft es. Die Vorteile liegen auf der Hand: Tagesaktuelle Statistiken über das Gästeaufkommen, Abrechnungen auf Knopfdruck und Transparenz von Abrechnungsdaten. Dies sorgt für zügigere Abläufe, stimmige Abrechnungen und trägt sogar zur Reduzierung von Wegen und unnötigen Kontakten bei. Verwaltungsarbeit und Papierkram lassen sich vielleicht nicht gänzlich vermeiden, doch zumindest erheblich komfortabler gestalten. Für Verwaltungen, Gäste und Gastgeber gleichermaßen.
Jeder Gast eines Tourismusortes kann über das System angemeldet werden – mit Ankunfts- und Abreisedatum. Darauf lässt sich weit mehr aufbauen, als „nur“ die Abrechnung des Gastbeitrages. Viele unserer Kund*innen nutzen in Verbindung mit dem digitalen Meldeschein zusätzlich unser Angebot der GästeCard. Bei der GästeCard werden dem Gast über eine Umlagefinanzierung ermäßigte oder gar freie Eintritte zu den Attraktionen der Destination eingeräumt. Eine wesentliche Leistung hierbei ist oftmals das Mobilitätsangebot und die freie Fahrt mit dem ÖPNV. Solche attraktiven Angebote gilt es im Vorfeld zu konzipieren und die Konditionen zu definieren. Hierbei beraten wir Sie gerne. AVS versteht sich dahingehend nicht nur als technischer Dienstleister.
AVS bietet etliche Standard-API's. Wo erforderlich, werden die Gastdaten im Sinne des Datenschutzes anonymisiert. Für die Nutzung des AVS - Meldescheins sind zunächst lediglich ein Computer mit Internet und ein Drucker notwendig. Schnittstellen zu zahlreichen PMS erleichtern die Gastanmeldung und Kartenausstellung für die Beherbergungsbetriebe allerdings erheblich. Schnittstellen zu FiBu´s und das AVS-Abrechnungsportal wiederum verschlanken die Prozesse in der Abrechnung. Wir bieten API´s zu Informationssystemen und Agenturen. In Verbindung mit der AVS-Cardplattform lassen sich Kassensysteme, Zutrittssysteme, Drehkreuze und Lesegeräte im ÖPNV anbinden. Wir bieten individuelle API´s für statistische Ämter, W-LAN-Anbieter, Reservierungssysteme, Datawarehouses. Schnittstellen zählen zu unseren Kernkompetenzen.
Ein kompetenter und freundlicher Anwender-Support ist eine grundlegende Selbstverständlichkeit bei AVS!
Bei Inbetriebnahme schulen wir die Mitarbeiter der Verwaltung und führen Informationsveranstaltungen für Ihre Gastgeber durch.
Wir unterstützen unsere Kunden für eine optimale Systementfaltung und effiziente Nutzung des Systems. Dies beinhaltet auch regelmäßige Informationen zu Systemneuerungen, Updates und Reminder-Services für bestimmte Aufgaben (z.B. für Jahresabschlüsse oder den Saisonstart). Wir bieten Nachschulungen per Online-Unterweisungen und turnusmäßige Infoveranstaltungen an. Bei einem jährlichen AVS-Tourismusforum mit unseren Kunden und Fachreferenten sorgen unsere Berater für regen Dialog und Inspiration. Der persönliche Kontakt ist uns wichtig! Sie erreichen unser AVS Service Desk über eine Hotline von Montag bis Freitag, feiertags zusätzlich über eine Notfallhotline.
Wir wollen für Sie da sein!
Erweiterungen zur Meldescheinplattform
Den AVS Meldeschein können Sie in vielen Bereichen individuell ausbauen. Dazu stehen Ihnen vielfältige Module als Erweiterungen bereit.
Beliebte Module sind:
Weitere Module:
Hohes Papieraufkommen, erhebliche Portokosten und nicht zuletzt der Aufwand, ausgedruckte Rechnungen zu falten, ggf. zu sortieren und in Briefumschläge zu packen, stellen vielerorts Argumente dar, den Abrechnungsprozess der Kurtaxe mit den Vermietern zu optimieren. Das Abrechnungsportal trägt im Sinne der Hygiene zudem dazu bei, unnötige Kontakte zu reduzieren.
Mit dem Modul Rechnungsportal besteht für Kurverwaltungen/Gemeinden die Möglichkeit, den Postversand der Rechnungen durch eine Online-Lösung innerhalb des AVS-Meldescheins zu ersetzen.
Nach Freischaltung dieses Moduls hat die Kurverwaltung die Möglichkeit ihre Vermieter über die neue Vorgehensweise zu informieren und deren Einverständnis zur Online-Rechnungseinsicht einzuholen. Für diesen Prozess liefern wir Ihnen Textbausteine, die Sie individualisiert an Ihre Beherbergungsbetriebe weiterreichen können. Für Firmen, die nicht teilnehmen können oder möchten, bleibt der Ablauf wie bisher postalisch. Eine nachträgliche Umstellung von Postversand auf Online-Rechnung ist auch im laufenden Betrieb jederzeit möglich.
Der freigeschaltete Beherbergungsbetrieb erhält aus dem AVS-Meldescheinsystem eine E-Mail, die ihn auf neu bereitgestellte Rechnungen hinweist. Daraufhin kann der freigeschaltete Beherbergungsbetrieb die für ihn erstellten Rechnungen auf seiner Oberfläche aufrufen, online einsehen und herunterladen. Die Kurverwaltung erhält in Echtzeit Kenntnis über die eingesehene Rechnung.
Durch die Funktion „Sammeldruck Postversand“ können Sie auch nur diejenigen Rechnungen oder Bescheide ausdrucken, die zwingend per Post versendet werden müssen. Das Rechnungsportal im AVS-Meldeschein: Ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung der Verwaltung.
Gästebefragungen sind für touristische Orte und Destinationen seit jeher eine bewährte Methode, um einen Eindruck des Gästeempfindens zu erhalten und Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung sowie zielgruppenorientierte Angebote zu entwickeln.
Mit dem Webtool AVS-Online-Gästebefragung steht für einzelne Gemeinden ein qualitativ hochwertiges, flexibles und praxisorientiertes Instrument zur Verfügung, das dem Gast durch einen direkten Hinweis auf dem Meldescheinausdruck sofort auffällt. So lässt sich die Rückläuferquote erhöhen. Nach der Beauftragung des Tools AVS-Online-Gästebefragung erfolgt zwischen der Gemeinde und AVS eine Abstimmung über die Inhalte der Befragung. Hierbei kann auf Standardfragen vertraut werden, individuelle und ortsspezifische Fragen sind ebenso einstellbar.
In der Folge wird die Integration des QR-Codes mit dem hinterlegten Link und einem Text (z. B. „Ihre Meinung ist uns wichtig“) in das Meldescheinlayout abgestimmt. Sobald die Freischaltung erfolgt ist, wird jeder Meldescheinausdruck die nötigen Informationen beinhalten und der Gast erhält die Möglichkeit, per Smartphone, Tablet oder PC seine Bewertung abzugeben.
Die Gemeinde besitzt Admin-Rechte an der Ergebnisübersicht und kann die Gästemeinung in Echtzeit einsehen.
Statistische Daten zur Gästestruktur und dem Übernachtungsaufkommen spielen für Destinationen eine wichtige Rolle für ihre Strategieausrichtung, die Weitergabe an die Politik und in der öffentlichen Darstellung. Der AVS-Meldeschein dient der Kurbeitragsabrechnung, aber auch der Erfassung von Gastdaten. Zahlreiche Statistiken (z. B. Übernachtungszahlen, Postleitzahlen und Kategorien) sind bereits über die Menüpunkte Statistik und Auswertungen in Tabellenform abrufbar. Anhand dieser umfangreichen Datenbasis stellen wir Ihnen auf Wunsch einen individuellen „Jahresrückblick“ für Ihren Ort mit grafischen Auswertungen, Datenverknüpfungen und Vergleichen zur Verfügung. Hierbei gehen wir gezielt auf Ihre Wünsche ein. Ebenso besteht die Möglichkeit, zusätzlich zu dieser Studie mit uns einen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren, um im direkten Kontakt die Daten zu interpretieren und Strategien zu erarbeiten. Der AVS-Meldeschein liefert wertvolle Statistiken. Lassen Sie uns etwas daraus machen!
Was ist denn derzeit los hier? Mit diesem Zusatzmodul können aktuelle Informationen der Kurverwaltung zu Veranstaltungshinweisen in einem vordefinierten Bereich (Marketingabschnitt der Druckvorlage) abgedruckt werden. Die Kurverwaltung kann bevorstehende Veranstaltungen in einem Text-Editor-Feld anlegen. Diese werden, gekoppelt mit dem Anreisedatum des Hauptreisenden, auf dem Meldeschein abgedruckt. Sind für den Anreisetermin des Gastes keine Veranstaltungen hinterlegt, kann die Kurverwaltung allgemein gültige Hinweise im vordefinierten Bereich auf dem Meldeschein abdrucken.
Mit diesem Modul kann die Kurverwaltung über den AVS-Meldeschein den Vermietern aktuelle Informationen anzeigen lassen. Ein individuell konfigurierbarer und zeitgesteuerter Fließtext auf der Anmeldeseite kann beispielsweise für wichtige Hinweise, Veranstaltungen oder zu erledigende Aufgaben der Beherberger genutzt werden. Es können mehrere Fließtexte nacheinander über einen bestimmten Zeitraum eingepflegt und gemäß der definierten Terminvorgabe angezeigt werden. Die Pflege des Fließtextes erfolgt über die Administratorenebene direkt durch die Kurverwaltung.
Im AVS Meldeschein besteht die Möglichkeit, unter der Internetmaske für die Gastanmeldung auch diverse Marketingabfragen einblenden zu lassen. So kann das System auch als ein effektives Tool für Gastabfragen genutzt werden (z. B.: Anreiseform, Motivation des Aufenthaltes, Informationsquelle, etc.). Die Anzeige der Fragen auf der Internetmaske der Vermieter kann vom Administrator der Gemeinde ein- und ausgeschaltet werden. So lassen sich beispielsweise über einen kurzen Zeitraum in der Hauptsaison gezielt kleine Umfragen unter den Gästen durchführen. Die Ergebnisse lassen sich dann nach Excel exportieren.
Neben den voreingestellten Statistiken im System, können weitere zusätzliche Auswertungen zu unterschiedlichen Fragestellungen freigeschaltet werden. Diese umfassen unter anderem ortsspezifische Kontrollauswertungen (z. B. Quote geänderter Meldescheine), besondere Gästestrukturen (z. B. Familienanteil und Einnächtler) und organisatorische Hilfestellungen (z. B. Druck-Vorlagenverwaltung). Je nach Anforderung können auch weitere individuelle Auswertungen konzipiert und umgesetzt werden. Schöpfen Sie das Datenpotenzial Ihres Systems aus!
Mit dem AVS Meldeschein lässt sich weit mehr abrechnen als die gängige Kurtaxe. Wird neben dem Gastbeitrag beispielsweise auch eine einfache Fremdenverkehrsabgabe erhoben, kann diese über das Zusatzmodul „Fremdenverkehrsabgabe“ automatisch berechnet und abgerechnet werden – vorausgesetzt, die Ermittlung der „FVA“ erfolgt nach ähnlichen Parametern, wie die Kurbeitragsermittlung (Kurtaxzone, Saison, Kategorie).
Mancherorts erhalten online-meldende Betriebe eine Aufwandsentschädigung. Auch dies lässt sich im System abbilden und auf den Bescheiden entsprechend ausweisen.
Sowohl die Fremdenverkehrsabgabe als auch Aufwandsentschädigungen können über den Export an die FiBu übergeben werden.
Über das AVS Meldescheinsystem ist es möglich, Parktickets mit dem jeweiligen KFZ-Kennzeichen auszustellen und diese auf den Druckvorlagen abzudrucken. Hierzu besteht ein separates Feld für die Erfassung des Auto-Kennzeichens.
Wenn es schon Papier sein muss, dann möglichst beidseitig…
Um platzsparend und nachhaltig Papierrechnungen zu produzieren, kann mit diesem Zusatzmodul ein PDF zum Duplexdruck erzeugt und so das Blatt beidseitig bedruckt werden. Zum Drucken muss im angeschlossenen Drucker der Verwaltung zusätzlich noch der Duplexdruck eingestellt werden. Das System erkennt automatisch das Ende einer Abrechnung und deren Anlagen und beginnt mit der Produktion einer neuen Abrechnungsseite.
Sebastian Erb
Teamleiter Consulting Touristik
HINWEIS für Beherbergungsbetriebe, Vermieter und Hotels zum AVS-Meldeschein:
Liebe Gastgeber,
möglicherweise sind Sie irrtümlicherweise auf der AVS-Homepage gelandet, als Sie auf der Suche nach dem Log-In für die Softwareplattform „AVS-Meldeschein“ waren. Schön, dass Sie hierhergefunden haben, doch für Ihre persönlichen Log-In-Daten (Link, Zugangsdaten, Druckvorlagen) müssen Sie sich bitte an Ihre zuständige Kurverwaltung bzw. Gemeinde wenden.
Wir können Ihnen hier leider nicht weiterhelfen.
Vielen Dank!
Das AVS-Tourismusteam
Case Studies
Kurz nach der flächendeckenden Einführung des elektronischen Meldescheins in Bad Dürrheim haben wir gemeinsam mit AVS auch das Cardsystem für unsere elektronisch lesbaren Gästekarten eingeführt. Unseren Gästen in Bad Dürrheim kann mit Hilfe der verlässlichen technischen Basis von AVS ein attraktiver und erkennbarer Mehrwert über unser bestehendes Angebot hinaus angeboten werden.
Mit dem Ziel einer digitalen Kurkartenkontrolle haben wir 2017 an den AVS-Meldeschein das AVS-Cardsystem angebunden und planen bereits den Ausbau des Systems und eine stärkere Nutzung der Gastkarte im Marketing. Mit AVS sind wir stets bestens beraten und schätzen deren professionelle und konstruktive Art.
Die Funktionalitäten der durch die AVS bereitgestellten Software, der Service und die individuelle Kundenbetreuung entsprechen vollumfänglich den Anforderungen, die wir an einen verlässlichen Systemdienstleister stellen. Zuvor hatte auch die Datenschutzgrundverordnung bei unseren Vermietern für erhebliches Unbehagen gesorgt. Hierbei konnten wir jedoch in Bezug auf Gastdaten jederzeit auf die Erfahrung von AVS und deren Datenschutz- und Sicherheitskonzept vertrauen und damit auch die Bedenken auf Gastgeberebene ausräumen.
Das AVS-Meldescheinsystem wurde bei uns 2011 eingeführt. Besonders die Kopplung des Systems mit den Hotelprogrammen bietet unseren Beherbergern eine komfortable Handhabung, während die unkomplizierte Abrechnung von Kurtaxe und Fremdenverkehrsabgabe für die Tourist-Information eine große Erleichterung darstellt. Ein weiterer wichtiger Pluspunkt ist die AVS-Hotline. Hier erreicht man stets freundliche und hilfsbereite Ansprechpartnerinnen, die sich all der Fragen kompetent annehmen.
Die Zeiten der umständlichen Erfassung der Durchschlagsätze und die manuelle Rechnungserstellung gehören seitdem der Vergangenheit an. Unsere Mitarbeiter haben hierdurch viel mehr Zeit, sich um das Wesentliche zu kümmern: Um die Gäste! Durch die technische aber auch touristische Kompetenz der AVS und die Verknüpfung des AVS-Meldescheins mit dem AVS-Cardsystem konnten wir unsere KaiserbäderCard umsetzen. AVS begleitete uns von Anfang an bei diesem Projekt und steht uns kompetent mit Rat und Tat zur Seite.
Seit Dezember 2016 nutzen wir das webbasierte Cardsystem der AVS für den Betrieb der BaselCard sowie seit Januar 2018 das Online-Meldescheinsystem für die Ausgabe dieser an jeden Gast, der mindestens eine Übernachtung in Basel verweilt. Wir schätzen die hervorragende Servicequalität des oberfränkischen Unternehmens und dessen kontinuierliche technische Weiterentwicklungen. Technische Neuerungen treibt die AVS nicht um ihren Zweck selbst voran, sondern stellt dabei immer den unbedingten, individuellen Kundennutzen in den Vordergrund.
